Key man: polizza utile quando l’azienda dipende da pochi uomini chiave

Cos’è la polizza key man e quando un’azienda dovrebbe valutarla

In molte aziende esistono collaboratori la cui assenza, anche solo per qualche mese, farebbe rallentare tutto: un responsabile tecnico che conosce a memoria gli impianti, un commerciale che gestisce da solo i clienti principali, un socio che tiene insieme produzione e fornitori. 

Le persone in ruoli chiave non sono necessariamente titolari, e la loro importanza raramente viene tradotta in un numero.

La polizza key man nasce per colmare questo vuoto. È uno strumento che l’azienda stipula per ottenere liquidità nel momento in cui la persona chiave non può più lavorare, per malattia, infortunio o decesso.

Il tema viene spesso associato solo alla successione, quando un socio muore e serve liquidità per gestire le quote. È uno scenario reale, ma non l’unico: la maggior parte delle aziende ha bisogno di questo strumento molto prima, per proteggere la propria continuità operativa.

In questo articolo vediamo chi è una persona chiave in azienda, cosa succede quando viene a mancare, come funziona la polizza pensata per questo rischio e come si stima il valore economico da assicurare.

Indice dei contenuti

• Chi sono i key men in azienda
• Gli scenari quando un uomo chiave viene meno
• Come funziona una polizza key man
• La stima del valore assicurabile di una persona chiave
• Key man e passaggio generazionale
• Dove si inserisce la polizza key man nella protezione aziendale

Chi sono i key men in azienda

Un key man è la persona attorno a cui, nel tempo, si è organizzato buona parte del funzionamento dell’azienda.

Questo non accade necessariamente per una scelta esplicita, ma perché le cose sono andate così, senza che nessuno calcolasse quanto rischio si stesse concentrando su una sola persona. È una tipica conseguenza del funzionamento di una piccola o media impresa, dove budget e organico limitati portano a costruire ruoli su misura attorno a chi è disponibile e capace, invece di distribuirli su un team più ampio fin dall’inizio.

Il punto è il valore economico che quella persona genera o custodisce per l’azienda, insieme alla difficoltà di sostituirla nel breve periodo.

Il concetto di key man va ben distinto dalla governance societaria. Va distinto cioè dalla responsabilità degli amministratori, che hanno rischi diversi, legati alle decisioni gestionali e alle conseguenze patrimoniali per chi amministra un’impresa.

Se vuoi approfondire quel tema, leggi

RC amministratori sindaci e dirigenti: perché è fondamentale per proteggere il tuo patrimonio.

Gli scenari quando un uomo chiave viene meno

Se la persona chiave gestiva da sola una parte del lavoro, come il rapporto con i clienti principali o il funzionamento tecnico di un impianto, il primo effetto è operativo. Quella parte rallenta o si ferma, indipendentemente da quanto sia solido il resto della struttura aziendale.

Il secondo effetto riguarda i clienti. Molti rapporti commerciali si reggono sulla persona più che sull’azienda in astratto: un cliente abituato a parlare con lo stesso commerciale da anni può iniziare a valutare alternative, semplicemente perché quel punto di riferimento non c’è più.

Il terzo effetto riguarda la fiducia di banche e fornitori. Chi finanzia o rifornisce un’azienda osserva anche chi la fa funzionare: l’assenza improvvisa di una figura chiave può tradursi in richieste di garanzie aggiuntive, o in una minore disponibilità a concedere credito, proprio nel momento in cui l’azienda ha meno margine di manovra.

Se vuoi approfondire come queste aree si inseriscono nella mappa più ampia dei rischi aziendali, leggi Assicurazione aziendale: coperture, confronto e come scegliere per la tua impresa.

Come funziona una polizza key man

Il meccanismo è lineare. L’azienda stipula la polizza sulla persona chiave e ne è beneficiaria: se la persona chiave muore, o in alcuni casi se diventa permanentemente inabile al lavoro, la compagnia versa un capitale direttamente all’azienda (nulla è dovuto alla famiglia della persona assicurata).

Il capitale serve a coprire il vuoto descritto nel capitolo precedente, oltre ai costi concreti di sostituzione e riorganizzazione che ne derivano.

Il premio è deducibile per l’azienda come costo d’esercizio, e il suo importo dipende da due fattori principali: il capitale che si vuole assicurare e l’età e lo stato di salute della persona chiave.

La sottoscrizione richiede il consenso della persona assicurata, che deve sottoporsi a una valutazione medica proporzionata al capitale richiesto. Per questo conviene attivare la polizza quando i key man sono in buona salute, non quando si manifestano problemi fisici.

La stima del valore assicurabile di una persona chiave

Non esiste un capitale standard per una polizza key man: va calcolato caso per caso, incrociando più criteri.

Un criterio è il contributo diretto al fatturato o al margine: quale quota di incassi o di produzione dipende in modo diretto da questa persona.

Un altro è il costo di sostituzione: quanto tempo serve per trovare, assumere e formare una persona con competenze equivalenti, e quanto costa mantenere l’azienda operativa durante quel periodo, anche con soluzioni temporanee o consulenze esterne.

Un altro ancora sono le relazioni commerciali che la persona porta con sé: rapporti costruiti in anni di lavoro diretto con clienti o fornitori chiave, che un sostituto non eredita automaticamente insieme al ruolo. È un valore più difficile da quantificare con precisione, ma reale.

Mettere insieme questi tre criteri restituisce un capitale assicurabile calibrato sull’azienda, invece di una cifra scelta per approssimazione o per allinearsi a quanto fatto da altre imprese del settore.

Key man e passaggio generazionale

La figura di un key man è spesso citata in ambito di successione aziendale, ma con una funzione diversa da quella descritta finora.

Quando un socio muore, l’azienda ha bisogno di liquidità per rilevare le sue quote dagli eredi, senza intaccare la cassa operativa: è lo scenario che abbiamo trattato in un articolo che parla della polizza key man come uno degli strumenti che rendono possibile questo passaggio. Se vuoi approfondire, leggi Successione aziendale: come gestire il passaggio generazionale con gli strumenti giusti.

Una variante dello stesso meccanismo riguarda i rapporti tra soci non legati da vincoli familiari, dove più persone si assicurano reciprocamente per garantire continuità e liquidità in caso di uscita improvvisa di uno di loro.

Per saperne di più: Patti parasociali e continuità operativa: se un socio viene a mancare.

La polizza key man ha poi un coordinamento naturale con strumenti come il TFM, che l’azienda usa per pianificare protezione del patrimonio e continuità. Per approfondire leggi Perché non conviene investire il TFM in coperture assicurative.

Dove si inserisce la polizza key man nella protezione aziendale

La polizza key man non sostituisce gli altri strumenti di protezione di un’azienda: si affianca alla responsabilità degli amministratori, alle coperture sui beni e sulla continuità operativa, agli strumenti di passaggio generazionale quando rilevanti.

La Diagnosi dei Rischi è il percorso attraverso cui si individua se, e quanto, un’azienda dipende da una o più persone chiave, e se questo rischio è già coperto o resta scoperto, insieme a tutte le altre aree che compongono la mappa di protezione dell’impresa.

Riconoscere una persona chiave e darle un valore economico preciso è il primo passo per decidere consapevolmente se, e come, proteggere quel valore.

Se vuoi approfondire come questi elementi si inseriscono in una valutazione complessiva, leggi

Aumenta il valore della tua azienda grazie alla gestione dei rischi.